Die Diskussion startet beim Werkzeug
Modelle und Plattformen werden verglichen, bevor Prozess, Problem und Erfolgskriterium ausreichend beschrieben sind.
KI sinnvoll einordnen
Vom KI-Wunsch zu einem umsetzbaren ersten Prozess.
Im Workshop betrachten wir wiederkehrende Arbeit, Datenquellen, Systemzugriffe, Qualitätsanforderungen und Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis ist keine allgemeine Inspirationssammlung, sondern eine priorisierte Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage.
- Prozessaufnahme
- Use-Case-Bewertung
- Daten- & Systemcheck
- Risiko- und Freigabebild
- Priorisierte Roadmap
- Pilotabgrenzung
01PlanenJira · Briefing
→02VerarbeitenKI · Make.com
→03PrüfenMensch · Regeln
→04AusspielenWeb · Social
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Kontrolliert statt blind. Automatisierung mit klaren Verantwortlichkeiten, Tests und Rückfallweg.
Ausgangslage
Wo heute Reibung entsteht.
Viele Teams haben zahlreiche KI-Ideen, aber keine gemeinsame Grundlage dafür, welche Aufgabe zuerst gelöst und wie ein Ergebnis später sicher genutzt werden soll.
Use Cases bleiben zu groß
Ein vollständiger Unternehmensprozess soll auf einmal automatisiert werden, obwohl Daten und Verantwortlichkeiten noch nicht geklärt sind.
Aufwand und Nutzen sind nicht vergleichbar
Ideen werden nach Begeisterung priorisiert, nicht nach Häufigkeit, Nachbearbeitung, Risiko und Integrationsaufwand.
Daten sind technisch oder fachlich ungeeignet
Benötigte Informationen fehlen, liegen in mehreren Systemen oder dürfen nicht ohne weitere Regeln verarbeitet werden.
Freigaben werden erst nach dem Prototyp diskutiert
Es ist unklar, wer Ergebnisse prüft, was automatisch weiterlaufen darf und wie fehlerhafte Fälle behandelt werden.
Nach dem Workshop fehlt ein nächster Schritt
Eine lange Ideensammlung entsteht, aber kein abgegrenzter Pilot mit Verantwortlichen, Voraussetzungen und Abnahmekriterien.
Ein guter Workshop reduziert Unsicherheit
Der Nutzen eines Workshops liegt nicht in möglichst vielen Ideen. Er soll zeigen, welche Aufgabe ausreichend klar, technisch erreichbar und organisatorisch verantwortbar ist, um einen kontrollierten Test zu rechtfertigen.
Wir unterscheiden deshalb zwischen Tätigkeiten, die mit festen Regeln automatisiert werden können, Schritten, bei denen ein KI-Modell unterstützt, und Entscheidungen, die bei einem Menschen bleiben müssen.
Use Cases werden vergleichbar beschrieben
Jede Idee erhält denselben fachlichen Rahmen: Was löst den Ablauf aus? Welche Informationen werden benötigt? Welches Ergebnis entsteht? Wer verwendet es? Wie wird die Qualität geprüft? Was passiert bei einem Fehler?
Erst mit dieser Beschreibung lassen sich etwa Entwicklungsworkflows rund um Jira und Git sinnvoll mit einer Content-Automatisierung über Make.com vergleichen. Beide können wertvoll sein, benötigen aber andere Daten, Freigaben und technische Kontrollen.
Der Pilot bleibt bewusst begrenzt
Der priorisierte Anwendungsfall soll unter realistischen Bedingungen testbar sein, ohne sofort den gesamten Geschäftsprozess umzubauen. Dazu gehören repräsentative Eingaben, nachvollziehbare Abnahmekriterien und ein klarer manueller Rückweg.
Wenn mehrere Fachsysteme beteiligt sind, wird früh geklärt, welche Datenintegration vor der eigentlichen KI-Verarbeitung benötigt wird. So bleibt sichtbar, ob eine Hürde aus dem Modell, dem Prozess oder der Systemlandschaft stammt.
Leistungsumfang
Was der Workshop bis zur Pilotentscheidung klärt.
Ziele & Prozesskontext
Wir klären, welche wiederkehrende Arbeit verbessert werden soll, wer beteiligt ist und welche Folgen ein korrektes oder fehlerhaftes Ergebnis hat.
Use-Case-Inventar
Mögliche Anwendungen werden mit Auslöser, Eingaben, Ergebnis, Empfänger und notwendiger Nachbearbeitung einheitlich beschrieben.
Daten- & Systemprüfung
Wir erfassen Quellen, Formate, Zugriffswege, Datenqualität und technische Abhängigkeiten der aussichtsreichen Anwendungsfälle.
Risiko & Verantwortlichkeit
Vertraulichkeit, rechtliche oder fachliche Freigaben, Fehlerfolgen und der benötigte menschliche Entscheidungspunkt werden sichtbar gemacht.
Machbarkeit & Priorisierung
Nutzen, Integrationsaufwand, Testbarkeit und organisatorische Voraussetzungen werden vergleichbar eingeordnet, ohne Scheingenauigkeit vorzutäuschen.
Pilot & Roadmap
Für den priorisierten Einstieg definieren wir Umfang, benötigte Systeme, Testfälle, Verantwortliche und die nächsten technischen Schritte.
Vorgehen
Vom Ist-Zustand zum stabilen Betrieb.
Vorbereiten
Ziele, Teilnehmer, bekannte Prozesse, Systeme und vorhandene Ideen werden vor dem gemeinsamen Termin eingegrenzt.
Prozesse gemeinsam untersuchen
Wir zerlegen ausgewählte Abläufe in Auslöser, Arbeitsschritte, Daten, Entscheidungen, Übergaben und Fehlerfälle.
Anwendungsfälle bewerten
Nutzen, Machbarkeit, Datenzugriff, Risiken, Freigaben und Integrationsaufwand werden nachvollziehbar gegenübergestellt.
Pilot und Roadmap festlegen
Ein priorisierter Anwendungsfall erhält einen abgegrenzten Testumfang, Voraussetzungen, Verantwortliche und nächste Schritte.
Ergebnis
Was am Ende steht.
- ✓Dokumentiertes Prozess- und Problemverständnis
- ✓Einheitlich beschriebenes Use-Case-Inventar
- ✓Bewertung von Nutzen, Machbarkeit, Daten und Risiken
- ✓Empfehlung für Freigaben und menschliche Kontrollpunkte
- ✓Priorisierte Automatisierungs-Roadmap
- ✓Abgrenzung eines realistischen Pilotvorhabens
Systeme & Bausteine
Prozess- und RollenmodellUse-Case-MatrixDatenquellen & FachsystemeKI-Modelle & APIsBerechtigungen & DatenschutzFreigaben & Qualitätskontrolle
Technologien sind Werkzeuge. Entscheidend ist, dass sie zu Prozessen, Team und Betriebsmodell passen.
Häufige Fragen
Klarheit vor Projektstart.
Für wen eignet sich ein KI-Workshop?
Für Teams, die konkrete wiederkehrende Arbeit verbessern möchten, aber Anwendungsfall, Datenlage oder technischen Einstieg noch nicht sicher eingeordnet haben. Ein allgemeiner Vortrag ohne Bezug zu eigenen Prozessen ist nicht das Ziel.
Müssen bereits KI-Werkzeuge ausgewählt sein?
Nein. Eine frühe Produktfestlegung kann die Bewertung sogar unnötig einschränken. Wir beginnen bei Aufgabe, Daten und Betrieb und ordnen anschließend geeignete technische Optionen ein.
Wer sollte am Workshop teilnehmen?
Benötigt werden Personen, die den Prozess fachlich kennen, technische Systeme und Datenzugriffe einordnen können und über Freigaben oder den späteren Betrieb entscheiden. Die genaue Zusammensetzung richtet sich nach dem Thema.
Entsteht bereits eine fertige Automatisierung?
Der Workshop schafft die Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage. Ein Prototyp oder produktiver Workflow wird anschließend als eigener, klar abgegrenzter Umsetzungsschritt geplant.
Wie werden Datenschutz und Informationssicherheit behandelt?
Wir erfassen Datenkategorien, zulässige Übertragungswege, Berechtigungen, Aufbewahrung und benötigte Freigaben auf konzeptioneller Ebene. Verbindliche rechtliche Bewertungen bleiben bei den dafür zuständigen Stellen.
Was passiert mit Anwendungsfällen, die noch nicht reif sind?
Sie werden nicht künstlich in einen Pilot gedrückt. Wir dokumentieren fehlende Voraussetzungen wie Datenqualität, Schnittstellen oder Zuständigkeiten und ordnen ein, ob und wann eine spätere Prüfung sinnvoll ist.
Nächster Schritt
Welche KI-Idee braucht zuerst eine belastbare Einordnung?
Im Erstgespräch klären wir Prozess, Teilnehmer, vorhandene Systeme und welches Ergebnis der Workshop für Ihre nächste Entscheidung liefern soll.
KI-Workshop besprechen